Definir y usar nombres en fórmulas

Definir y usar nombres en fórmulas

Definir y usar nombres en fórmulas

 

Si usa nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que, en Excel, representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante.), sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de usar nombres en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.

¿Qué desea hacer?

Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo

  1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes (selección no adyacente: selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee poner un nombre.
  2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).
    Cuadro Nombre en la barra de fórmulas
  3. Escriba el nombre que desea usar para referirse a su selección. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Para obtener información sobre reglas adicionales para crear nombres, vea la sección anterior Obtener información acerca de las reglas de sintaxis de los nombres.
  4. Presione Entrar.

 Nota   No podrá ponerle nombre a una celda mientras esté en el modo de edición para cambiar su contenido

 

Definir un nombre mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo

Puede convertir rótulos existentes de filas y columnas en nombres.

  1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y columnas.
  2. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde la selección.
    Comando Crear desde la selección
  3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la ubicación que contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

 Nota    Un nombre creado mediante este procedimiento solo hace referencia a las celdas que contienen los valores y no incluye los rótulos existentes de filas y columnas.

 

Definir un nombre mediante el cuadro de diálogo Nombre nuevo

  1. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre.
    Comando Definir nombre
  2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea usar para su referencia.

 Nota    Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Para obtener información sobre reglas adicionales para crear nombres, vea la sección Obtener información acerca de las reglas de sintaxis de los nombres.

  1. Para especificar el ámbito del nombre, en la lista desplegable Ámbito, seleccione Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro.
  2. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro Comentario.

 Nota    Si publica el libro en Excel Services y especifica uno o más parámetros, el comentario se usa como información en pantalla en el panel de tareas Parámetros.

  1. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:
    • Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.

 Sugerencia    Se especifica la selección actual de forma predeterminada. Para introducir otras referencias de celda como argumento, haga clic en Imagen del botón (que reduce el cuadro de diálogo de forma temporal), seleccione las celdas en la hoja de cálculo y, después, haga clic en Imagen del botón para restablecer el cuadro de diálogo a su tamaño normal.

  • Para especificar una constante, escriba = (signo igual) y después escriba el valor de la constante.
  • Para especificar una fórmula, escriba = y después escriba la fórmula.
  1. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia    Para hacer el cuadro de diálogo Nombre nuevo más ancho o largo, haga clic y arrastre el controlador situado en la parte inferior.

 

Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres

Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.

Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en la pestaña Fórmulas del grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

Comando Administrador de nombres

Ver nombres definidos y nombres de tablas

El cuadro de diálogo Administrador de nombres muestra la siguiente información acerca de cada uno de los nombres en un cuadro de lista:

Esta columna: Muestra:
Icono y Nombre

Uno de los siguientes:

  • Un nombre definido, indicado por un icono de nombre definido. Icono de nombre definido
  • Un nombre de tabla, indicado por un icono de nombre de tabla. Icono de nombre de tabla
Valor

El valor actual del nombre, como los resultados de una fórmula, una constante de cadena, un rango de celdas, un error, una matriz de valores o un marcador de posición si no es posible evaluar la fórmula. A continuación se muestran ejemplos representativos:

  • "esta es mi constante de cadena"
  • 3,1459
  • {2003;12,2002;23,;2001,18}
  • #REF!
  • {...}
Se refiere a

La referencia actual del nombre. A continuación se muestran ejemplos representativos:

  • =Hoja1!$A$3
  • =8,3
  • =RR. HH.!$A$1:$Z$345
  • =SUMA(Hoja1!A1,Hoja2!B2)
Ámbito

Uno de los siguientes:

  • Un nombre de hoja de cálculo si el ámbito es el nivel de hoja de cálculo local.
  • "Libro" si el ámbito es el nivel de libro global.
Comentario

Información adicional sobre el nombre de hasta 255 caracteres. A continuación se muestran ejemplos representativos:

  • Este valor expirará el 02 de mayo de 2010.
  • ¡No eliminar! ¡Nombre crítico!
  • Basado en los números del examen de certificación ISO.

Nota    Si publica el libro en Excel Services y especifica uno o más parámetros, el comentario se usa como información en pantalla en el panel de tareas Parámetros.


 Notas 

  • No puede usar el cuadro de diálogo Administrador de nombres mientras está cambiando el contenido de la celda.
  • El cuadro de diálogo Administrador de nombres no muestra nombres definidos en Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni nombres ocultos (la propiedad Visible del nombre está establecida en "Falso").

Cambiar el tamaño de las columnas

  • Para ajustar automáticamente el tamaño de la columna al valor más largo de la misma, haga doble clic en el lateral derecho del encabezado de la columna.

Ordenar nombres

  • Para ordenar la lista de nombres en orden ascendente y descendente, haga clic de forma alternativa en el encabezado de la columna.

Filtrar nombres

Use los comandos de la lista desplegable Filtro para visualizar rápidamente un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando se activa o desactiva la operación, lo que facilita la combinación o eliminación de las distintas operaciones de filtrado para obtener los resultados deseados.

Para filtrar la lista de nombres, siga uno o varios de estos procedimientos:

Seleccione: Para:
Nombres en el ámbito de la hoja de cálculo Mostrar únicamente aquellos nombres que sean locales en una hoja de cálculo.
Nombres en el ámbito del libro Mostrar únicamente aquellos nombres que sean globales en un libro.
Nombres con errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que contengan errores (como #REF, #VALOR o #NOMBRE).
Nombres sin errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que no contengan errores.
Nombres definidos Mostrar únicamente aquellos nombres definidos por el usuario o por Excel, como un área de impresión.
Nombres de tabla Mostrar únicamente nombres de tabla.

 

Cambiar un nombre

Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, también se cambian todas las instancias de ese nombre en el libro.

  1. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.
    Comando Administrador de nombres
  2. En el cuadro de diálogoAdministrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar y después en Modificar.

Sugerencia    También puede hacer doble clic en el nombre.

  1. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la referencia.
  2. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y después haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda, la fórmula o la constante representada por el nombre.
    • Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en CancelarBotón Cancelar o presione Esc.
    • Para guardar los cambios, haga clic en EjecutarBotón Entrar o presione Entrar.

 Nota    El botón Cerrar solo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario que haga clic en el botón Cerrar para ejecutar cambios que ya se hayan realizado.

Eliminar uno o más nombres

  1. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.
    Comando Administrador de nombres
  2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar.
  3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
    • Para seleccionar un nombre, haga clic en él.
    • Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione Ctrl y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
    • Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione Mayús y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
  4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar la tecla Supr.
  5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

 Nota    El botón Cerrar solo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario que haga clic en Cerrar para ejecutar cambios que ya se hayan realizado.


Obtener información acerca del uso de nombres

Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.), una constante (constante: valor que no ha sido calculado. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) que pueda ser difícil de comprender a primera vista. En la siguiente información se muestran ejemplos comunes de nombres y cómo pueden mejorar la claridad y la comprensión.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo que usa nombres
Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante =PRODUCTO(A5,8.3) =PRODUCTO(Precio,ImpuestoVentasEstatal)
Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSE); -G5) =SUMA(Nivel_Inventario;-Cant_Pedidos)
Tabla C4:G36 =PrincipalesVentas06

Tipos de nombres

Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y usar.

Nombre definido    Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una constante. Puede crear su propio nombre definido, aunque Microsoft Excel en ocasiones lo hace por usted, por ejemplo cuando establece un área de impresión.

Nombre de tabla    Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero es posible cambiar estos nombres por otros más significativos.

Ámbito de un nombre

Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo concreta (lo que también se denomina nivel de hoja de cálculo local) o el libro completo (también denominado nivel de libro global). El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual se reconoce el nombre sin cualificación. Por ejemplo:

  • Si ha definido un nombre, como Presupuesto_AÑO08, y su ámbito es Hoja1, ese nombre (si no está cualificado) solo se reconoce en Hoja1, pero no en las otras hojas mientras no esté cualificado.

Para usar un nombre de hoja de cálculo local en otra hoja de cálculo, puede cualificarlo si lo precede del nombre de la hoja de cálculo, como en el siguiente ejemplo:

Hoja1!Presupuesto_AÑO08

  • Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dept_Ventas, y su ámbito está limitado al libro, ese nombre se reconocerá en todas las hojas de cálculo del libro, pero no en otros libros.

Un nombre siempre debe ser único en su ámbito. Excel no permite que se defina un nombre que no sea único en su ámbito. Sin embargo, es posible usar el mismo nombre en diferentes ámbitos. Por ejemplo, puede definir un nombre, como BeneficioBruto, para los ámbitos Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque todos los nombres son iguales, cada uno es único en su ámbito. Podría hacer esto para asegurarse de que una fórmula que emplee el nombre BeneficioBruto siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja de cálculo local.

Incluso es posible definir el mismo nombre, BeneficioBruto, para el nivel de libro global, aunque una vez más el ámbito es único. Sin embargo, en este caso puede producirse un conflicto de nombre. Para solucionarlo, Excel usa de forma predeterminada el nombre definido para la hoja de cálculo, ya que el nivel de hoja de cálculo local tiene prioridad sobre el nivel de libro global. Si desea anular la prioridad y usar el nombre del libro, puede deshacer la ambigüedad del nombre si le agrega el nombre del libro al principio, como en el siguiente ejemplo:

ArchivoLibro!BeneficioBruto

Puede anular el nivel de hoja de cálculo local para todas las hojas de cálculo del libro, con excepción de la primera, que siempre usa el nombre local si hay un conflicto de nombre y que no se puede anular.

Definir y usar nombres

Puede definir un nombre mediante:

  • El cuadro Nombre de la barra de fórmulas    Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de libro para un rango seleccionado. Escriba el nombre que desee usar directamente en el cuadro. (El contenido predeterminado del cuadro Nombre es la dirección de la celda; por ejemplo, A1). La imagen que se muestra en este caso también muestra el nombre definido, Nombre, en el cuadro Administrador de nombres una vez que se ha definido.

    Cuadro Nombre
  • Los rótulos de fila y columna existentes de una selección de celdas    Puede usar el comando Crear desde la selección para crear nombres cómodamente a partir de rótulos existentes de filas y columnas mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.
  • El cuadro de diálogo Nombre nuevo    Es lo mejor que se puede usar cuando se desea más flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo para especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o para crear un comentario del nombre.

 Nota    De forma predeterminada, los nombres usan referencias de celda absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).

Puede usar un nombre definido en una fórmula si lo escribe del siguiente modo:

  • Escribiendo    Introduciendo el nombre; por ejemplo, como argumento en una fórmula. En la imagen que se muestra en este caso, Id. es el nombre definido que hace referencia al rango B2:B5.
    Nombre definido usado en una fórmula
  • Mediante Fórmula Autocompletar    Use la lista desplegable Fórmula Autocompletar, que muestra automáticamente los nombres válidos. En la imagen que se muestra en este caso, el nombre definido Id. está disponible en la lista desplegable para usarse en la fórmula.
    Nombre definido mostrado en la lista Autocompletar
  • Seleccionando a partir del comando Utilizar en la fórmula    Seleccione un nombre definido en una lista disponible en el comando Utilizar en la fórmula en el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas.

Seguir nombres

Para realizar un seguimiento de todos los nombres definidos en un libro, puede crear una lista que muestre todos los nombres definidos y sus ubicaciones.

  1. Busque un área con dos columnas en blanco en la hoja de cálculo (la lista incluirá dos columnas, una para el nombre y otra para una descripción de este).
  2. Seleccione la celda que será la esquina superior izquierda de la lista.
  3. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula y después elija Pegar nombres.
  4. En el cuadro de diálogo Pegar nombres, haga clic en Pegar lista.
    Pegar todos los nombres definidos en la hoja de cálculo

    Al hacer clic en Pegar lista, los nombres y rangos de los dos nombres definidos (Nombre e Id.) se pegan en la hoja de cálculo.

Obtener información acerca de las reglas de sintaxis de los nombres

A continuación se enumeran las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y modificar nombres.

  • Caracteres válidos    El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

 Nota    No puede usar los caracteres en mayúsculas y minúsculas "C", "c", "R" o "r" como nombre definido, porque todos ellos se usan como una abreviatura para seleccionar una fila o columna para la celda seleccionada al escribirlas en un cuadro de texto Nombre o Ir a.

  • Referencias de celda no permitidas    Los nombres no pueden ser idénticos a una referencia de celda, como Z$100 o R1C1.
  • Los espacios no son válidos    Los espacios no están permitidos como parte de un nombre. Use el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra; por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
  • Longitud del nombre    Un nombre puede contener hasta 255 caracteres.

Distinción entre mayúsculas y minúsculas    Los nombres pueden incluir letras en mayúscula y minúscula. Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula en los nombres. Por ejemplo, si ha creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre VENTAS en el mismo libro, Excel le pedirá que elija un nombre único.